Sok esetben az adminisztrációs munkák során fellépő borítékolás elhanyagolható munkakörnek tűnik, viszont annak függvényében, mennyire támaszkodik adott cég a papíralapú kommunikációra ügyfeleikkel, érdemes átgondolni, hogy milyen szinten szükséges automatizálni ezt a folyamatot.

Annak ellenére, hogy a koronavírus-járvány sok esetben az online kommunikáció felé terelte a cégeket, az emberek többsége ma is szívesebben olvas papír alapon. Sőt, a papírra írt szöveget sokkal hitelesebbnek tekintjük, mint, amit esetleg elektronikusan olvasunk, főleg azért, mert a papíralapú kommunikációnak mai napig nagyobb a bizalmi faktora. Emellett ma már az is érvként szolgál a levelezésre, vagy bármilyen papír alapon küldött információra, hogy a nagy digitalizált világunkban kuriózum egy-egy fizikai levél.

Hazai statisztikák szerint ma még mindig 50% alatt van a közüzemi és más számlák elektronikus kifizetése, bár kétségtelen, hogy a tendencia erősödik, tehát előbb-utóbb a társadalom pozitívan reagál az egyre növekvő digitalizációnak e típusára.

Olyan cégek, amelyeknek tájékoztatási kötelezettségeik vannak az ügyfelek felé, és ezeket mind a mai napig papír alapon teszik, számukra nem csak a postaköltség minimalizálása, de magának a borítékolási feladatnak a logikai felépítése is fontos szempont.

Kell-e alkalmazott a borítékoló gép mellé?

Ez egy kiemelt kérdés, amit érdemes átgondolni. A kérdés ott tevődik fel, hogy a cég milyen kapacitású borítékoló gépet választ. Ezt mindenképp érdemes annak függvényében meghatározni, hogy jelenleg milyen ügyfélkört szolgálnak ki az értesítések, és ezek az értesítő levelek exponenciálisan miképp növekednek?

Várható-e fél, egy éven, majd öt éven belül olyan mértékű ügyfélszám növekedés, ami miatt már kezdetektől magasabb kapacitású borítékoló gépet/gépeket kell választani.

Illetve, milyen gyakori az értesítések kiküldése? Hetente, havonta, negyedévente, félévente vagy évente kell különféle leveleket kiküldeni.

Szinte adja magát a válasz, hogy minél nagyobb mennyiségű borítékolási munkát kell elvégezni, minél sűrűbben, annál indokoltabb a dedikált alkalmazott a borítékoló gép mellé.

Ez viszont korántsem biztos.

Nagyrészt az adminisztrációs munka szervezése határozhatja meg, milyen mértékű kapacitásra van szükség, ha emellé még a megfelelő kapacitású borítékológép is társul, akkor cégen belül máris előnyösebb helyzetben vagyunk.

Milyen borítékolási logikát dolgozzunk ki?

A borítékolási logika a dokumentum előállítási folyamattal kezdődik, ami több, nagyon összetett lépésből áll, legtöbb esetben teljesen automatikus, de előre meghatározott szabályok alapján történik.

Ezekben az összetett folyamatokban, – például, amikor többféle értesítést kell egyetlen borítékban kiküldeni a postázási költség optimalizálása céljából – fontos a borítékolási logika lefuttatása.

Ennek kezdő lépése, hogy már a dokumentum előállítási folyamatában az információkat e logika szerint állítják össze. Vagyis még a dokumentum előállítási szakasza előtt pontos információval rendelkezünk arról, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket egy borítékba lehet rendezni. Így az adatállomány nyomtatása is e sorrend szerint történik, a végén pedig az adatkezelő pontosan tudni fogja, hogy adott borítékba milyen dokumentumok, milyen lapszámozással kerülnek.

Vagyis ugyanaz a dokumentum állomány a megfelelő címhez lesz rendelve, akkor is, ha adott dokumentum egy darabból, vagy több darabból áll, annak a méretnek megfelelően, hogy milyen kapacitású borítékba lehet tenni a dokumentumokat.

Ha a megfelelő borítékolási logikát követjük, akkor nem csak hatékony, időoptimalizált és gördülékeny munkavégzés lesz az eredmény, hanem hosszú távon optimalizált postaköltség is.

A borítékolási munka cégen belüli megszervezésére nagyon sok – leginkább fizetős – rendszereket találunk, ezek a rendszerek nagyon professzionális módon működnek együtt borítékoló gépeink kapacitás-képességeivel.

A gyakori munkafolyamatokat egyszerűen el lehet menteni a gépeken és egy gombnyomásra előhívni, így egyszerűsítve és gyorsítva a borítékolást.